L'azienda
SC Gestione acquisti (Provveditorato - economato)
Responsabile: Dott.ssa Elisabetta Mombrini
L'acquisto di beni e servizi è ruolo centrale della programmazione aziendale.
Tanto per l'acquisto di beni e servizi, quanto nella realizzazione di opere, è richiesta nella scelta organizzativa aziendale una crescente considerazione della fase post- aggiudicazione attraverso la valorizzazione delle professionalità interne, specie in area tecnica, per la quale si richiamano le Aziende alla valutazione di misure di supporto stabile al RUP e alla predisposizione di programmi di formazione specifica per tutti i dipendenti assegnati alle funzioni di acquisto.
Particolare importanza assume, in termini di contenimento della spesa, il controllo effettuato sull'esecuzione dei contratti in cui le aziende devono verificare che il fornitore adempia agli obblighi contrattuali ed esegua le prestazioni nel rispetto dei parametri economici e qualitativi fissati nel contratto.
La normativa più recente riserva ampio spazio alla figura del Direttore dell'esecuzione del contratto (DEC), prevedendo che il rafforzamento delle funzioni svolte avvenga anche attraverso una chiara identificazione del suo ruolo e un adeguato programma di formazione del DEC stesso e di tutti i soggetti aziendali di area amministrativa, sanitaria e sociosanitaria che sono coinvolti a vario e diverso titolo nell'esecuzione dei contratti e, conseguentemente, nelle attività di controllo.
Il POAS prevede che la più ampia attività del controllo dell'esecuzione dei contratti sia posta in capo alla Struttura degli Approvvigionamenti, garantendo comunque che il controllo avvenga attraverso un collegamento organizzativo strutturato e permanente tra le componenti amministrative e sanitarie e sociosanitarie.
L'attività dell’Unità Operativa Complessa Gestione Acquisti (Economato-Provveditorato), è improntata alla programmazione complessiva in materia di acquisizione di beni e servizi, nonché alla gestione delle procedure relative alle acquisizioni necessarie per il funzionamento delle strutture aziendali (Presidi Ospedalieri, Poliambulatori, Distretti, Case e Ospedali di Comunità, ecc.),
In particolare, un ruolo centrale è riconducibile alle attività di programmazione aziendale, comprendenti sia gli acquisti di beni che di servizi, sanitari e non sanitari.
A tal scopo, è fondamentale la funzione di questa unità operativa, atta a razionalizzare e valutare, anche sotto il profilo dell'appropriatezza, dell’adeguatezza e della priorità, le richieste di approvvigionamento provenienti dai servizi interni, onde consentire una coerente redazione dei programmi pluriennali di acquisti, riducendo la criticità della frammentazione degli affidamenti, del ricorso a proroghe contrattuali, o dell'avvio di procedure negoziate senza bando e motivate dalla mera urgenza di provvedere.
Nel mutato quadro di gestione degli acquisti, in relazione a quanto previsto dalla normativa vigente in materia contrattuale e dalle indicazioni a livello regionale, le attività erogate dall’unità operativa sono prioritariamente improntate all’analisi e verifica delle seguenti forme di approvvigionamenti:
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Centrali di Committenza (Consip S.p.A. — ARIA S.p.A.),
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aggregazioni consortili (nell’ambito dell’unione di acquisto di appartenenza o in altre unioni di acquisto regionali,
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in via residuale, acquisti in forma autonoma, mediante attivazione di procedure di gara laddove i beni e i servizi non fossero acquisibili per il tramite di quanto ai punti 1) e 2).
II ruolo e la responsabilità dell’unità operativa ha pertanto una valenza sotto diversi profili: economico, etico, di responsabilità contrattuale, in quanto centro di attività per la funzione acquisti, basato su: programmazione, budget, ottimizzazione economie di scala e del potere contrattuale dell'Azienda.
Nell’ambito del Servizio sono individuabili i seguenti settori:
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Settore gare
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Settore acquisti
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Settore economato
Nell'ambito di tale attività sono individuabili nei seguenti settori:
Settore Gare:
- programmazione degli acquisti annuali e pluriennali, già in fase di definizione del budget aziendale per beni e servizi e nella;
- indagini di mercato in materia di acquisizioni di beni e servizi;
- gestione scadenziario degli appalti e partecipazione, a livello aggregato, alla definizione delle procedure di gara da espletare in aggregazione con altre AA.OO. della Regione Lombardia, in ottemperanza alle Linee Guida Regionali;
- negoziazione con i fornitori per appalti di beni e servizi;
- predisposizione della documentazione necessaria per l’espletamento delle gare d’appalto sia sopra soglia che sotto soglia comunitaria;
- gestione delle commissioni di gara (amministrative e tecniche) mediante predisposizione della relativa documentazione;
- gestione intero iter di gara (da indizione gara ad esito procedura);
- comunicazione di esito gara a tutti i concorrenti ai sensi della normativa vigente;
- verifiche post-aggiudicazione ai sensi della normativa vigente e adempimenti conseguenti;
- gestione di gare d’appalto in forma telematica e on line mediante utilizzo di piattaforme specifiche;
- gestione negozi elettronici di Centrale Regionale Acquisti (Regione Lombardia) e di Consip S.p.A.;
- rendicontazione gare d’appalto mediante utilizzo dei portali regionali (Osservatorio Contratti Pubblici e Osservatorio Acquisti);
- gestione contratti attività alberghiere e generali esternalizzate (controlli amministrativi);
- monitoraggio della spesa per beni e servizi;
- attività di reporting inerente l’andamento della spesa per beni e servizi;
- assolvimento del debito informativo vs. esterni (Regione, Ministero, ecc.) in relazione alle materie di competenza;
- assolvimento del debito informativo vs. interni (U.O. Economico Finanziaria, Direzioni Aziendali, ecc.) in relazione a scadenze e adempimenti di competenza;
- archiviazione della documentazione relativa ad appalti di beni e servizi.
Settore Acquisti:
- verifica e valutazione delle richieste formulate dai reparti e servizi ospedalieri;
- gestione ordini di acquisto mediante predisposizione dei buoni d’ordine;
- gestione negozi elettronici di Centrale Regionale Acquisti (Regione Lombardia) e di Consip S.p.A.;
- predisposizione degli atti necessari per indagini di mercato sotto soglia comunitaria;
- monitoraggio processi di acquisto in economia e in gara;
- attività di reporting per gli aspetti di competenza;
- controllo corrispondenza documenti di trasporto – fatture che necessitano di verifiche in relazione a prezzo e/o altre condizioni economiche e tecniche;
- archiviazione documentazione relativa alle richieste di acquisto e agli ordini emessi ai fornitori;
- gestione indagini di mercato in forma telematica;
- gestione flussi per adempimenti vs. esterni e interni.
- aggiornamento albo fornitori telematico.
Settore Servizi Alberghieri e di Supporto
Le attività dell’ufficio sono individuabili principalmente nelle seguenti funzioni:
- gestione fondo economale;
- gestione contratti attività alberghiere e generali esternalizzate (controlli amministrativi e tecnico – gestionali), con relativo controllo corrispondenza documenti di trasporto – fatture e relativa liquidazione;
- gestione magazzini economali di Treviglio e Romano;
- rilevazione delle rimanenze di magazzino aziendali;
- tenuta e gestione dell’inventario.
Monitoraggio ed esecuzione
Al fine di tener distinto la fase di approvvigionamento da quella di monitoraggio ed esecuzione, ASST Bergamo Ovest affida la il monitoraggio e l’esecuzione dei contratti ad altre UUOO quali, ad esempio, l’ UOC Sistemi Gestionali Informativi relativamente agli acquisti informatici e dei relativi servizi, l’ UOC Servizio Farmaceutico relativamente ai farmaci e ai dispositivi medici, l’UOS Servizio Ingegneria clinica riguardo alle apparecchiature, e l’ UOC Tecnico Patrimoniale acquisti/approvvigionamenti per quanto riguarda i contratti di manutenzione e quanto già descritto.
Un ulteriore livello di monitoraggio è affidato alle funzione Internal Auditing e Prevenzione della corruzione e trasparenza. In collaborazione con il RUP aziendale, svolgono attività di controllo sull’esecuzione dei contratti i Direttori di Esecuzione del Contratto – DEC che sono identificati con specifico provvedimento a seconda della natura del contratto (sanitario o non sanitario), nel rispetto di quanto previsto dal Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 “Attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE sull'aggiudicazione dei contratti di concessione, sugli appalti pubblici e sulle procedure d'appalto degli enti erogatori nei settori dell'acqua, dell'energia, dei trasporti e dei servizi postali, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture”. Gli stessi svolgono le loro attività in qualità di specialisti in possesso di idonee professionalità atte a verificare la qualità nell’esecuzione del contratto e la necessità di attivare adeguate azioni correttive.
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